Precedentemente abbiamo sottolienato l'importanza del controllo dei fornitori e delle loro prestazioni. Non dobbiamo però dimenticare che per conoscere la quantità della merce da ordinare e i tempi giusti per la consegna è altrettanto importante saper gestire in maniere adeguata il proprio magazzino.

Inoltre i fornitori concedono più volentieri i ribassi su grandi quantitativi di merce. Questo porta spesse volte ad ordinare più di quanto si ha effettivamento bisogno con la conseguenza di avere degli stocks di magazzino importanti.

Le scorte di magazzino immobilizzano il capitale e di conseguenza i costi di gestione del magazzino sono più elevati. Inoltre merci tenute ferme per molto tempo potrebbero essere soggette a cambiamenti di prezzo e non più vendibili sul mercato.

In ogni caso, anche continue ordinazioni di esigue quantità di merce fanno lievitare i costi di trasporto e consegna senza parlare del rischio che si corre di restare senza merce.
La pianificazione del magazzino e dei suoi moviementi è dunque di vitale importanza onde evitare brutte sorprese per i consumatori e costi inutili.

Possiamo riassumere le misure da mettere in atto per l'ottimizzazione degli stocks e della liquidità nel seguente modo:

OTTIMIZZAZIONE DEGLI STOCKS OTTIMIZZAZIONE DELLA LIQUIDITÀ NECESSARIA
  • Ordinazione just-in-time
  • Avere in stock a sufficienza per la vendita e la sicurezza dell'attvità
  • Solo il 50% del magazzino deve essere utilizzato per i prodotti. Il resto serve per spostamenti e controlli.
  • Paragonare gli stock ai volumi effettivi di vendita e ai potenziali di mercato (statistiche di magazzino)
  • Tenere conto di fluttuazioni stagionali, meteo, temperatura, traffico, fragilità
  • Tenere i prodotti in ordine e mettere insieme prodotti dello stesso tipo/fornitore
  • Se presenti più persone, designare un responsabile del magazzino per ricevimento e controllo merce
  • Effettuare un inventario più volte all'anno (es. per stagione, trimestre, mese, ecc.)
  • Rinegoziare le condizioni di pagmento con i fornitori
  • Miglioramento dell'incasso anticipato del termine di pagamento (concessione di sconti con pagamenti anticipati)

Per avere una visione precisa dei movimenti del magazzino è utile riferirsi alla seguente tabella:

CALCOLAZIONE DEGLI STOCKS E DELLE RIORDINAZIONI
  • Tempo di attesa
    / consumo periodo di attesa
ROTAZIONE DEGLI STOCKS
  • (Vendita in un periodo stabilito)
    / (giacenze medie in magazzino)
STOCK MEDIO
  • (Giacenza iniziale + giacenza finale) / 2
CONSUMO GLOBALE DI UN DETERMINATO PERIODO
  • Giacenza iniziale + giacenza merce - giacenza finale
DURATA DI GIACENZA
  • (Giacenza media in giorni) / (consumo medio nel periodo indicato)

Di solito, una ridotta (bassa) permanenza delle merci in magazzino ha i seguenti vantaggi:

VANTAGGI PERMANENZA BASSA
  • Meno perdite in interessi sul capitale immobilizzato
  • Diminuzione dello spazio necessario per il magazzino
  • Minori rischi di deterioramento, perdite, cambiamenti di moda delle merci

Per una lunga permanenza in magazzino vanno considerati gli aspetti seguenti:

PERMANENZA LUNGA
  • Condizioni particolarmente favorevoli d'acquisto legata a grandi quantità
  • Prezzi in aumento

Per gestire il proprio magazzino in maniera appropriata può essere utile registrare le vendite in un formulario come quello riportato sotto. In questo modo esiste un doppio controllo su ciò che esce dal magazzino (oltre all'inventario) e sugli articoli preferiti dai clienti o che invece sono obsoleti, dunque da eliminare. Inoltre, questo tipo di strumento permette di valutare se e in che modo la pubblicità ha contribuito a vendere o no un prodotto.

cgestionemagazzino

I concetti visti in questa scheda possono essere applicati anche ai servizi, tenuto conto dell'approccio più personale e dell'importanza che la persona che eroga il servizio riveste agli occhi del cliente.

Prendiamo per esempio un installatore di impianti sanitari. Egli fornirà piuttosto un servizio ai suoi clienti ma avrà bisogno di avere dei fornitori di utensili e macchinari, di materiale edile (colle, mastici, tubi...) di materiale di pulizia e manutenzione, in alcuni casi anche di impianti sanitari se la scelta non è stata effettuata dal cliente, oppure di una consulenza specialistica per grossi lavori (installazione di caldaie per palazzi, ecc.).

In ogni caso, anche se la vostra attività non comporta un'attività di vendita di prodotti ma di un servizio, sarà comunque necessario possedere dei fornitori.

Un altro punto su cui occorre mettere l'accento nel caso di un servizio è la gestione del tempo. Nei servizi infatti, la gestione della distribuzione equivale spesso a una buona gestione del proprio tempo e degli orari in cui si incontrano i clienti. Un imprenditore con un'agenda in disordine, e con "buchi" e perdite di tempo, difficilmente riuscirà ad ottimizzare il tempo. Come dice un vecchio proverbio: il tempo è denaro!