Il comunicato-stampa deve contenere l'intestazione dell'impresa e un recapito dove possono contattarvi. Va inviato il giorno stesso in cui desiderate che venga pubblicato, in un orario compreso tra le 09.00 e le 17.00. Privilegiate mezzi di comunicazione immediati (fax, e-mail), evitando la lettera affrancata. Potete far precedere l'invio del comunicato-stampa da una telefonata: sarete così certi della sua pubblicazione e potrete già fornire qualche indicazione al redattore che se ne occuperà.

La redazione di un comunicato-stampa deve contenere l'oggetto della vostra comunicazione e un breve, ma completo, riassunto, di un massimo di mezza pagina. In una seconda fase dilungatevi sui dettagli, cercando però di non superare le due pagine di lunghezza. Evitate termini tecnici e specialistici, concentrandovi su quello che davvero può interessare l'opinione pubblica.

In ambito di strategia comunicativa, evitate (beninteso se possibile) di comunicare eventi negativi, seppur importanti. Un comunicato-stampa o una conferenza-stampa devono servirvi per una comunicazione positiva che sia indirizzata a vantaggio della vostra attività: acquisizioni di clienti, nuove quote di mercato, tecnologia avanzata, nuove assunzioni, nomine ecc.

Conferenza e comunicato-stampa sono strumenti importanti per una comunicazione immediata, ma possono anche servire in futuro, ad esempio per meglio documentare la vostra attività. Archiviate quindi con cura il materiale pubblicato e non esitate  a servirvene in ambito di pubbliche relazioni.